Optimiser la gestion des relances clients grâce au délai moyen de paiement

Dans la gestion quotidienne des factures et des encours clients, il est fréquent de ressentir une certaine pression lorsqu’il s’agit de relancer les paiements. Beaucoup d’entreprises appliquent une méthode de relance standardisée, c’est-à-dire qu’elles suivent un même calendrier pour tous leurs clients, peu importe leurs habitudes de paiement. Mais cette approche peut souvent mener à des relances inutiles, source de stress pour les équipes et d’irritation pour les clients qui sentent venir le coup de pression d’un mauvais œil.

Une solution simple et efficace : l’analyse du délai moyen de paiement

Chez Soumettre.fr, nous avons décidé de repenser cette approche en adoptant une méthode basée sur le comportement individuel de paiement de chaque client. Plutôt que de relancer systématiquement dès que l’échéance d’une facture est dépassée, nous avons mis en place un système qui calcule le délai moyen de paiement de chacun de nos clients.

Cela signifie que pour chaque client, nous analysons ses paiements passés pour déterminer combien de temps il met habituellement à régler ses factures. Ce n’est que lorsque le délai dépasse sa moyenne personnelle que nous intervenons avec une relance. Ce processus offre de nombreux avantages :

• Réduction du stress : Les équipes chargées de la gestion des encours savent qu’elles relancent seulement lorsque cela est nécessaire, en fonction des habitudes de paiement réelles du client.
• Meilleure relation client : Les clients ne se sentent pas harcelés inutilement. Ils reçoivent des relances basées sur leur historique, ce qui montre une meilleure compréhension de leurs besoins et de leur situation.
• Optimisation du temps : Les relances ciblées permettent de consacrer plus de temps à des actions vraiment prioritaires, sans perdre d’énergie à envoyer des rappels à des clients qui paient généralement dans les temps.

Un exemple concret

Prenons un exemple simple : si un client a l’habitude de payer ses factures 10 jours après l’échéance, mais qu’une facture reste impayée après 15 jours, c’est là que nous interviendrons. Cela nous permet d’éviter de le relancer inutilement au jour 1 ou 2 après l’échéance, créant ainsi une gestion plus sereine pour tout le monde.

Vous pouvez aussi automatiser l’envoi de ce mail.

Tip’s supplémentaire pour une meilleure gestion des relances

Si vous avez une interface clients, pensez à mettre un champs supplémentaire dédié au mail du comptable.

Vous pourez ainsi notifier directement le service concerné, évitant ainsi les FW de mails foireux.

Une stratégie sur mesure

Chaque entreprise et chaque client est unique. En adoptant une approche personnalisée basée sur des données réelles, vous pouvez améliorer votre gestion des encours et établir des relations plus harmonieuses avec vos clients.

Et vous, comment gérez-vous vos paiements clients ?

Cette méthode vous inspire-t-elle ? Si vous avez une autre stratégie, n’hésitez pas à la partager ! Le partage d’idées et de pratiques permet à chacun de s’améliorer.