Comment rédiger un appel d’offres efficace pour un prestataire SEO

Pour qu’une collaboration entre une entreprise et un prestataire SEO soit réussie, il est crucial de commencer par un appel d’offre bien structuré. Voici les étapes et les éléments essentiels à inclure pour garantir une sélection efficace du prestataire et la réussite de votre projet SEO.

Il est d’ailleurs important de rappeler que même si vos appels d’offres ne sont pas publics et en simple support après une sélection manuelle d’entreprise prestataires, ils ont un rôle de cahier des charges qui sera essentiel au succès de cette future collaboration.

Définir un budget en accord avec vos ambitions

Un projet réussi repose sur trois piliers : le planning, le budget et le périmètre. Il est impératif de définir un budget réaliste et en adéquation avec vos ambitions SEO. Si nécessaire, il est préférable de réduire le périmètre du projet pour rester dans les limites budgétaires. Par exemple, pour un e-commerce d’animalerie, il peut être pertinent de ne cibler que la verticale des chats, ou de se concentrer initialement sur les optimisations techniques du site. Cela peut également être une partie du planning, chaque étape du projet ayant ses propres KPI.

Identifier les points de contact internes

Indiquez clairement qui seront les points de contact en interne. Précisez qui sera le chef de projet interne, un rôle crucial pour la coordination. Mentionnez également si le prestataire aura accès aux experts métiers non digitaux, qui sont une source précieuse d’informations pour mieux comprendre le marché. Une communication fluide et bien définie entre les équipes internes et le prestataire est essentielle pour le succès du projet.

Définir les rôles et responsabilités

Il est crucial de préciser dans l’appel d’offre qui fait quoi entre le prestataire et votre équipe interne. Détaillez les tâches et responsabilités de chaque partie. Si un budget développement est prévu, indiquez clairement son montant. Par exemple, si une équipe de développement interne ou externe est prévue pour appliquer les optimisations SEO techniques, mentionnez-le clairement et précisez si un budget est alloué pour cela. Cette clarification permet d’éviter les confusions et de s’assurer que toutes les parties sont alignées sur leurs rôles respectifs.

Établir les critères de sélection et d’attribution

Définissez les critères de sélection des prestataires et leur pondération. Par exemple, vous pourriez pondérer ainsi :

• Budget : 30%
• Connaissance du secteur : 20%
• Expérience : 50%.

Une pondération claire des critères permet d’évaluer les propositions de manière objective et équitable.

Au delà des critères, il faut également cadrer le processus de décision en terme de quantités d’agences retenues par phase ainsi que le planning de décision. Plus vous serez transparent sur ces aspect, plus votre recherche sera efficace.
Notre conseil : faites une sélection en deux phases. Une première phase ou vous intégrer différentes agences, votre prestataire habituel plus d’autres que vous aurez sélectionné publiquement ainsi que des recommandations de votre réseau. Veillez bien sur à rester raisonnable, une dizaine d’agences et un maximum à ne pas dépasser. Pensez cependant à garder une place dans cette étape pour intégrer un dernier arrivant en cours de route qui arriverait pas recommandation par exemple.

Cette première étape vous servira à faire des entretiens individuels téléphoniques pour étudier les grands aspects comme les références les tarifs et la pérennité de la structure. Une fois cette étape faite, vous allez pouvoir constituer votre short liste et rentrer dans le concret. Ici, veillez à ne pas dépasser environ 4 agences pour limiter la durée du processus de décision ainsi que le nombre d’agences qui s’investiront sans signer. Attention à ne pas céder à la tentation de faire concourir trop de monde juste pour glaner des idées. Non seulement vous n’aurez pas le temps de bien sélectionner la bonne agence et risquez de vous tromper, mais en plus l’information circulera vite et les agences sérieuses risquent de se désengager.

La seconde étape de cet appel d’offres dite « la short liste » va maintenant vous permettre de rentrer dans le vif du sujet en permettant aux agences candidates de de faire des propositions de stratégies de référencement plus concrètes. Cette étape se confluera par les traditionnelles soutenances des propositions. Veillez à recevoir en physique ou en Visio les différentes agences dans un délai court afin de bien garder en tête les différents points. Enfin, une fois l’agence identifiée, pensez à faire un retour aux autres prestataires en leur proposant un court entretien pour débriefer des raisons de leur éviction. C’est une procédure qui vous permettra de garder de bonnes relations, en effet, vous n’êtes pas à l’abris d’avoir à nouveau besoin d’eux dans le future.

Préciser la fréquence des réunions et des reportings

Indiquez la fréquence souhaitée des réunions et des reportings dans l’appel d’offre. La transparence et la régularité des communications sont essentielles pour suivre l’avancement du projet, évaluer les performances et ajuster les stratégies si nécessaire. Rappelez que le temps passé en réunion est du temps facturé et non consacré au projet. Dans un budget restreint, il ne faut pas céder à la « réunionite » au risque de trop amputer le budget opérationnel. Un juste équilibre est nécessaire, et il est suggéré de limiter ce temps à 20% du budget, incluant la préparation, la réunion, et le compte rendu.

Moyens à disposition et outils digitaux

Indiquez les moyens à disposition et si l’entreprise dispose déjà d’outils digitaux spécifiques, comme des outils de suivi de position ou d’optimisation sémantique. Précisez également quel est le CMS utilisé par l’entreprise. Cette information permet au prestataire de mieux comprendre l’environnement technique dans lequel il va travailler.

Modalités de prestation et localisation

Précisez si la prestation sera réalisée à distance, dans les locaux de l’entreprise, ou de manière hybride. Cela aide à mieux cibler géographiquement le prestataire. Si le prestataire est loin, précisez si les frais de déplacement sont inclus dans le budget ou non.

Vous avez un projet concret et souhaitez aller plus loin ?

Un appel d’offre bien rédigé est la première étape vers une collaboration SEO réussie. En définissant clairement le budget, les rôles et responsabilités, les critères de sélection, la fréquence des réunions et les livrables attendus, vous mettez toutes les chances de votre côté pour choisir le prestataire qui saura répondre à vos besoins et atteindre vos objectifs SEO.

Vous avez un projet à lancer ? cliquez ici pour découvrir comment publier un appel d’offre à destination des membres de la FePSeM.

Vous pouvez également consulter notre article : Choisir un freelance en référencement naturel : les clés de la réussite

En suivant ces conseils, vous établirez une base solide pour une collaboration fructueuse et une optimisation efficace de votre référencement naturel.